バックオフィスのデジタル化
出社を前提としない働き方を、有事の時にはもちろん、恒常的にも実現(xiàn)するための１つの施策として社內(nèi)のペーパーレス化を推進(jìn)し、事業(yè)継続性を高めるだけではなく、情報漏洩リスクの低減および生産性を向上させることによって、企業(yè)としての持続的な成長につなげることを目的としています。
今までは、ペーパーレス化の対応を各部門主導(dǎo)で行ってきました。しかし、昨今の急速なテレワークの推進(jìn)や情報漏洩に対する情報漏洩対策強(qiáng)化に対する社會要請、またこれから到來するデジタル社會に本格的に対応できる経営基盤づくりを行うため、ペーパーレスは會社全體の経営課題であると認(rèn)識し、全社を挙げてペーパーレスを推進(jìn)するためのプロジェクトを立ち上げ、取り組んできました。
まずは、経営層向けに研修を?qū)g施し、経営陣自らがペーパーレス化の重要性やメリットを理解し、取締役會資料の紙配付を禁止するなど、先頭に立って実踐することで社內(nèi)にペーパーレスの浸透を図りました。さらに、ペーパーレス化を進(jìn)めるにあたって「何が障害になり得るのか」「現(xiàn)在の運(yùn)用を本當(dāng)に変えるべきなのか」などを検討するため、現(xiàn)場意見を積極的に取り入れる施策の一環(huán)としてペーパレス化推進(jìn)窓口HPを開設(shè)しました。（図1）
図１：ペーパーレス推進(jìn)フェーズ
①適切な紙書類の管理および紙書類削減を目的として、紙の保存基準(zhǔn)の見直しを?qū)g施し、新たに全社共通の文書管理體制を構(gòu)築しました。その新體制のもと、文書の棚卸や紙書類の電子化を推奨し、社內(nèi)で保有している紙の削減に努めました。
②新たに紙を生み出さない仕組みとして、これまで紙によって取得していた「お客さま向けアンケート」を電子化するシステムの開発に著手しました。來場者アンケートを手始めとして、紙媒體でお客さまに回答を求めているご契約者向けのアンケートなども電子化することを想定し、全社的な展開を視野に入れて進(jìn)めています。
ペーパーレス化の取り組みによって、従業(yè)員の意識がどう変わったかを確認(rèn)するため、アンケートを?qū)g施しました。その結(jié)果、68%の従業(yè)員がペーパレス化が進(jìn)んできたと実感している結(jié)果となりました。紙の印刷については、ペーパーレス化の取り組みをスタートしてから約16％削減されており、従業(yè)員の意識変化と並行して紙の使用が減少しています。（図2）
今後も引き続きペーパーレス化を推進(jìn)するとともに、定期的な文書の棚卸を?qū)g施し、社內(nèi)で保有している紙の削減に努めます。また、外部環(huán)境の変化にともなうトレンドもおさえながら、ペーパーレス化推進(jìn)のための新たなツールやシステム開発の検討を積極的に進(jìn)めていきます。
図2：紙＋複合機(jī)費(fèi)用 2020年度～2021年度
